岬町行政事務におけるペーパーレス化推進と体系組織に囚われないチーム創設について

岬町行政事務におけるペーパーレス化推進と体系組織に囚われないチーム創設について

質問の趣旨

今回岬町議会でも提案したペーパーレス化を行政事務にも早急に取り入れ、業務効率化を図れば働き方改革にも繋がります。

そして、効率化が叶えば職員が更に業務に取り組める時間が生まれることから、新たなチーム態勢を取り入れて、壁のない業務体制を構築することを提案します。

松尾 匡の質問

この12月議会が始まる前の議会運営委員会で私は岬町議会におけるペーパーレス化についての提案をしました日常生活の中でパソコンやスマホが当たり前のように使われているからこそ、議会の運営をデジタル化すれば紙の使用量やコピー代の大幅な削減になるほかスムーズな議会進行やデータの共有が可能になるなど、様々なメリットがあります

現在、国としてもデジタル庁が設置され,市町村行政でもオンライン申請を既に取り入れ始めている事例が出てきております少し申し上げたいと思います。これ調べただけでも宮城県仙台市は今年度からオンラインを活用し来年度早々にデジタル化推進計画を策定して一気に行政事務のデジタル化を進めていくという方針です

一方石川県加賀市有名ですねマイナンバーカードの情報を利用した個人認証できるアプリでのオンライン申請の導入を全国で初めて行いまだ可能な申請は少ないけれども今後んどん増やしていくということだそうですまた、身近な自治体を紹介してきたいと思います

ここ大阪府内でも、大阪市が大阪市行政オンラインシステムとして令和2月から住民票の写しの請求がオンラインで申請可能となっておりますそのほかにも要支援要介護認定申請児童手当の認定申請子ども医療費助成の資格認定申請納税証明書の交付の請求など多くの申請が令和2年度中にオンライン申請が可能とする予定としているそうです。

行政事務のオンライン化は事務を担っている職員の書類整理などの事務作業を大幅に減少させ業務効率化が期待できるだけでなく住民にとっても大きなメリットが生まれますさきに言ったとおり、大阪市で導入予定の各申請オンラインというのは特に役場の開いてる時間に来ることが困難な、例えば子育て世帯やまた体が不自由で役場に来ることが難しい高齢者などが窓口に来なくても申請ができる記入量の多い申請書がスマホやパソコンで申できるようになれより住民に寄り添った行政サービスになると言えます

そして問題になっておりますコロナ対策にっても沿った形になるはずですもちろん紙の削減にも大きくつながることでしょうそこで岬町行政で使用されているの量とコピー代についてと行政事務のデジタル化請のオンライン化を取り入れる予定はあるのかどうか、併せてお伺いしたいと思いますお願いします

●岬町 西総務部長 の答弁

令和元年度の本庁舎で使用しているコピー用紙とコピーです用紙枚数では263万6,500費用として224万8,079コピー枚数につきましては60万4,654、費用といたしましては106万3,448円となっております

行政事務のデジタル化という質問のほうでございますけども、議員ご紹介のとおり、国のではデジタル庁を設置して行政システムのデジタル化を強力に進めていくという考え方が示されております午前中の竹原議員の答弁でもお答えはさせていただいておりますが本町におきましても動きに連動して行政文書やシステムのデジタル化電子申請導入の検討を積極的に進めていく必要があると認識しております

ただ国のほうではデジタル庁が中心となりましてシステムの統一、標準化とか支援、こういうのも検討されているという報道もございますのでこれらを見据えながら本町においてもジタル化のほうの動きを進めてまいりたいと考えておりますまたコロナ禍の新しい生活様式の中でテレワークリモートワークとった新しい働き方も一般的となってまいっております

本町では12月の議会にテレワークやリモート会議に対応できる環境整備の補正予算を計上さていただとともに自治体のテレワークの環境整備に向けて実施される自治体テレワーク実証実験に参加申込み採択を受けるなど新しい働き方への取組も進めているところでございま

松尾 匡の質問

先ほどお答えいただきましたコピー用紙やコピー代が本庁舎だけでも330万円を超えているわけですさらに申請業務がある例えば青少年センターもありますし公民館そして子どもたちのために使用する資料をつくる保育所や幼稚園また子育て支援センターなどを含めるこれもっと大幅に増えることでしょうね

試算しないと分からない部分にはなりますけれども大幅に経費節減できる要素ではないのでしょうかそして新しい生活様式を行政にも取り入れるためにリモートワークやリモート会議でき環境を整えるということは大切なことですが窓口で申請受付業務の多い部署ではなかなかリモートワークを導入することは難しくなりますね。もともと住民との接触が少ない部署であれば、容易に導入、取り入れることができるかもしれませんが、そうなれ業務によってさらに職員間での勤務体制にばらつきが生まれかねません

リモートワークを全職員が無理なく取り入れられるようにするためにはまずは住民が役場に来なくても申請ができる私が先ほど言いましたオンライン申請の導入が必要じゃないかなと考えますそれこそが、住民が手続しやすくてそして職員の事務処理が行いやすくなる方法ではないのかなと思うんです

事務処理が行いやすくなれ業務効率が上がり、行政の働き方改革にもつながりますそうなれ新たな業務に取り組む時間も生まれてくるわけです、岬町行政では担当課のみがその問題や課題に取り組み、ほかが関連していることがあったとしてもその関連部署がなかなかその課題を共有することができない状況にあるように私見受けております

それはほかでもない担当業務での事務処理が多過ぎるからなんじゃないかなと認識をしておりますしかしオンライン申請や行政事務のデジタル化を取り入れ業務効率化をなすことができれその問題が解決するのではないでしょうか

それこそ、デジタル化により機械化できるところはどんどん進めて人間にしか担えないた担うべきクリエイティブな、創造していかないといけない仕事の部分いうのを増やしていくことが今よく言われている多過ぎる担当業務を解消して、さらに、よりクリエイティブなまちづくり業務に当たれる環境をつくれると私は考えます

そして業務効率化で生まれた時間を今ある組織とは別で関連する部署の職員がチームとなって取り組むことができる体制をつくることができればより課題に対して専門性を持った様々な意見を取り入れながら、さらい解決策が見出されたり、施策の推進につながると思います

岬町行政が抱える諸問題を部署間でののない業務体制により解決していけるような組織づくをしていくべきだと私は考えますがいかがお考えでしょうか、お聞かせください

●岬町 廣田まちづくり戦略室理事 の答弁

まず、本町の組織の現状につきましてご説明させていただきます。本町の行政事務につきましては、岬町事務分掌条例において町長の権限に属する事務を分掌させるため総務部財政改革部、しあわせ創造部、都市整備部が設けられるとともに、町長直轄の組織としてまちづくり戦略室が設置されております

また岬町事務分掌条例の施行について必要な事項を定めることを目的とし岬町事務分掌条例施行規則規定され、各係の所管する事務が定められておりますなお岬町事務分掌条例及び施行規則では、町長は特定の重要課題で緊急に処理する必要のあるものを処理させるためプロジェクトチームを置くことができるとされております

これにより現在新たなみさき公園の再生に向けみさき公園再生プロジェクトチームが設置されみさき公園の再生に向けた検討を行うこととしておりますそれから二つ目が、様々なデジタル化等により柔軟な対応ができるような組織づくりームづくりというあたりなんですけども、本町で政策の決定につきましては、町長を初め、政会議メンバーによる政策会議において意思決定され、政策会議により決定された事案につきまして部長会議を経て各課に伝達されます行政文書やシステムのデジタル化等の取組の一環として今回自治体テレワーク推進実証実験に参加するなどにつきましてもこの政策会議により意思決定されました

また、町の重要施策の推進に関しましては岬町事務分掌条例及び施行規則によりまちづくり戦略室に設置されております政策推進担当において業務を行っております今般の新型コロナウイルス感染症に伴い発生した新規事業である特別定額給付金事業それから岬町暮らし応援商品券交付事業などにつきましても政策推進担当が関わり事業を進めるなど現状の組織内におきまして柔軟な対応により業務を行っているところでございます

人事担当におきましても以前より事務の効率化による働き方改革の推進は取り組むべき課題であると認識しております今後につきましても新たな行政課題や緊急的な重要課題に柔軟に対応できるよう、政策会議の場を通じて意思決定を図ってまいりたいと考えております

それから厳しい財政状況の中岬町役場でもデジタル化一朝一夕で進むとは思えませんただ今回テレワーク実証実験に関してはパソコンとかの機器の設置に関してある程度の補正予算がかかってくるんですが、実際、本当にテレワークをしようと思ったら何千万円とかお金がかかると聞いております

今回はそうした大きな費用がかからないということでテレワーク実証実験をまずをやってみよういうことで、今回、総務課さんのほうで手を挙げていただいていうことでやっておますそのテレワークにしてもいろんな技術的な困難であるとか個人情報の問題であるとか正な人事管理管理監督問題などいろんな不安要素はたくさんあるんですけども、まずはやってみようということで、今回、手を挙げて実証実験をやっていくような形にはなっております。

今回は、岬町で初めてのテレワーク、まずはやってみようということで、一応、今回、新たな事業として本町でやっていこうということで手を挙げさせていただきました。

今回もデジタル化に関しては、費用的な問題とかいろいろ問題があるんですけども、この大きなデジタル化の波にいかに町として適応していくのか、いかに岬町の職員の能力をいかんなく発揮していけるようにするのか、そういう問題はこれからの人事担当、それから町全体の課題と考えております。

松尾 匡の質問

事務分掌で決まっていること、また政策会議などで上層部が岬町の諸課題に関する方針を決めていることというのが分かりました。

私が提案しているのが、方針を決めることではなくて、その方針に沿って業務を遂行したり、実際に施策を取り決めていく担当部局職員のチームについてなんですね。確かに、みさき公園については重要施策の一つですから、プロジェクトチームをつくっているということも認識をしております。

ですが、岬町にはそのほかにも様々な施策、あるいは課題というのがありますね。特に、全庁的に住民との協働分野だったりとかソフトの仕組みづくりというのがなかなかこれ追いついていなくて圧倒的に私は少ないと感じております

政策推進担当があると言っても関連する部署との連携なくして政策を進めていけるのでしょうかその連携をよりスムーズに行えるようにプロジェクトチームとまではいかなくても、個々の政策や課題によって部署の垣根を越えたチームをつくることができればよりスムーズにそしてよりよい方向に向かっていけるのではないかと思っております

確かに条例で定められている事務分掌を重視するということも大切ですが柔軟な対応がきる組織づくりこそ今必要なのではないでしょうか。

より職員が働きやすくより様々な岬町の課題に意識を高く持てる環境づくりをいま一度お考えいただきたいということを申し上げて今回の私の一般質問を終わりたいと思います

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